Fem tips til hjemmekontoret!
Skrevet av: Christoffer Ringnes Klyve
Denne går først og fremst til deg som nå har lært deg å gjennomføre videomøter, sannsynligvis i Microsoft Teams, kanskje også plattformer som Zoom og Google Meet. Du får det til å humpe og gå sånn noenlunde på hjemmekontoret, men savner kolleger, sosialt samspill og den kreative energien du får av å treffe folk. Du er sikkert glad for at du har en jobb som lar seg gjennomføre brukbart fra hjemmekontor, og at du ikke jobber i utelivsbransjen eller er tenåring som lurer på hvor ungdomstiden ble av i rødt nivå, hjemmeskole og avlyste aktiviteter. Selv om du vet at andre har det verre enn deg, er du skikkelig lei, og gleder deg til pandemien går over, slik at ting kan gå tilbake til det normale igjen.
Jeg tror avsnittet over er representativt for veldig mange som jobber på kontor i Norge. Jeg tror også det er feil sted å ha fokus. En ting er at det fort kan bli lenge å vente til pandemien “går over”. Kanskje er Covid 19 noe vi skal leve med i mange år framover, etter hvert som stadig nye varianter øker befolkningens kjennskap til det greske alfabetet. Vi vet heller ikke når den neste pandemien kommer. Pandemien var en varslet krise, og selv om varselet nå har slått til og vi har fått vaksiner og andre tiltak for å håndtere akkurat dette viruset, er fortsatt risikoen der for nye pandemier. Så lenge vi har store populasjoner av dyr og mennesker nær hverandre, og menneskene reiser raskt rundt i verden, vil nye pandemier kunne oppstå og spre seg minst like raskt som Covid 19 har gjort.
Den mer praktiske utfordringen med “bite tenna sammen”-tilnærmingen, er at det verken er bra for folk eller organisasjoner i lengden. Vi har behov både for stabilitet og forutsigbarhet, og for mye midlertidighet skaper usikkerhet og slitasje. Derfor tenker jeg det er lurt å prøve å dreie fokuset vekk fra håndtering av krise, til hvordan skape langsiktige løsninger som er bedre både for folk, organisasjonene de jobber i, og for planeten. Slike løsninger bør sette folk i stand til å bruke hjemmekontor og digitale møter som en av flere måter å jobbe på, der man har noen ulemper, men også noen fordeler.
Får vi til det, vil vi stå langt bedre rustet både dersom Covid 19-pandemien fortsetter en god stund til, og i møtet med kommende pandemier og andre kriser. Men først og fremst vil hverdagen vår på jobb bli bedre, og virksomhetene vi jobber i vil lykkes bedre med det de prøver å oppnå.
Jeg lovte fem tips, her kommer de:
- Lag bedre videomøter.
Jeg opplever at mange gjennomfører videomøter som en slags mindreverdig versjon av et fysisk møte. Dette er jo delvis riktig; vi mister noe i digitale møter. Muligheten til å kommunisere med hele kroppen forsvinner på skjerm, og vi får mindre respons. Enten du er i et rom med to, ti eller hundre andre mennesker, har du alltid en viss føling med stemningen i rommet. Den stemningen forsvinner på video, men samtidig finnes det andre muligheter. Med litt tilrettelegging kan må faktisk få til ting som er vanskelig å gjøre i fysiske møter. Det enkleste er å bruke noen av de knappene i videoverktøyet ditt som lar deg sende emojis som hjerter, tommel opp eller applaus.Ikke tenk at dette er unødvendig fjas! For den som snakker er det faktisk ganske nyttig. Om ikke annet, forteller det at tilhørerne faktisk følger med og hører på deg.
Kanskje kan du også få nyttige bekreftelser, hvis du får mange tomler opp for noe du sier. Eller konstruktive innspill om justeringer, hvis du plutselig får en drøss med hjerter etter å ha framført noe du trodde var et veldig logisk resonnement.
Vil du ta det ett nivå opp, utnytter du mulighetene ved at folk allerede sitter foran en skjerm. Still konkrete spørsmål som du ber andre aktivt forholde seg til. Enten ja/nei-spørsmål der folk svarer med tommel opp. Eller du kan krydre et møte med små meningsmålinger underveis. Videoverktøyet Zoom har godt integrerte funksjoner for å gjennomføre kjappe meningsmålinger underveis i et møte. Dette er mulig i Teams også, men krever at man tar i bruk tilleggsfunksjoner som Polly eller Mentimeter.
En annen måte å løfte kvaliteten i møter på, er å bruke et verktøy som heter Decisions. Dette er et tilleggsverktøy for Teams man må betale for, men det gjør forberedelser og gjennomføring av strukturerte møter enklere. Decisions er ikke bare nyttig i videomøter, men også i hybridmøter og fysiske møter, særlig hvis man skal behandle mange saker og har behov for god tidsstyring og dokumenthåndtering knyttet til møtene. Noe av dette kan hver enkelt bidra til. Men det meste hviler på møtelederen. Akkurat som i fysiske møter, er det veldig viktig at digitale møter forberedes og gjennomføres på en god måte.
- Lag kortere møter.
Bedre møter er ofte kortere møter. Siden videomøtene mangler mye utenomsnakk (som kan være viktig sosialt, men som tar tid), trenger man ofte kortere tid til å gjøre det samme. Min erfaring er at denne ekstra tiden bør brukes hovedsakelig til å ha mer pauser, ettersom videomøter også er mer slitsomme enn andre møter.En god tommelfingerregel kan være å ha ca 15 minutters pause hver time, særlig hvis man skal ha flere timer med videomøter samme dag. Ha gjerne minst en time lunsjpause også. Noen arbeidsplasser praktiserer en times møtefri midt på dagen når de er i hjemmekontormodus.
I pausene bør folk som hovedregel forlate stolen de sitter i, og styre unna annet arbeid på datamaskinen. Siden man ikke beveger seg mellom møterom eller kontorer, får man fort mindre bevegelse på hjemmekontoret. Det kan kreve at man legger bedre til rette for pauser. Flere ideer til hvordan lage bedre møter? Da anbefaler jeg denne podkasten: How to make mettings less terrible
- Kom deg ut!
Noe av den tiden du sparer på mindre reisetid til og fra kontoret, bør du bruke på å komme deg ut. Gjerne midt på dagen, slik at du kan utnytte det lille som fins av dagslys – nå om vinteren. En tidligere kollega av meg etablerte en annen rutine, for å gi arbeidsdagen litt rammer.Hver morgen etter frokost rigget hun til PC på kjøkkenbordet. Så gikk hun ut en liten tur, kom tilbake og var “på kontoret”. Når arbeidsdagen var ferdig, gjorde hun det samme, i motsatt rekkefølge.
Bort med PC fra kjøkkenbordet, ut en tur, kanskje innom butikken, og tilbake igjen til den samme leiligheten, som nå var omdefinert til “hjemme”. Dermed fikk hun litt frisk luft, samtidig som hun fikk omstilt seg mentalt mellom jobb og hjemme. Ikke tenk at det er bortkastet tid å gå seg en tur; tvert i mot blir du trolig mer effektiv, og det er bra for helsa.
- Bruk verktøykassen bedre.
Mange fikk en sjokkartet introduksjon til videomøter i mars 2020, og Microsofts servere knelte visstnok i møtet med alle de nye brukerne av Teams. Aksjekursen til Zoom gikk gjennom taket. Nå har de fleste kommet seg over den første bøygen og behersker opptil flere verktøy for videomøter. Microsoft har også lagt til noen funksjoner de siste par årene, som nå gjør Teams til et fullverdig videoverktøy. Det er vel og bra, men Teams kan brukes mye bedre og mer effektivt til å forbedre andre arbeidsprosesser også.For ordens skyld: Det finnes gode alternativer til Teams. Kombinasjonen av Zoom og Slack er et godt alternativ utenfor Microsoft-universet og har fleksibilitet og funksjoner som Teams mangler. Men mange virksomheter har allerede en Office 365-lisens for sine ansatte, og da har Teams den store fordelen at det er integrert med øvrige programmer, uten at man trenger å sette opp koblinger mellom en drøss ulike apper. Teams er fint for videomøter, men er ekstremt nyttig også til skriftlig kommunikasjon. I Teams kan ansatte diskutere i tråder eller i chat, litt på samme måten som de fleste er vant med fra sosiale medier.Dermed kan man kvitte seg med ett av de største irritasjonsmomentene på moderne arbeidsplasser: Store mengder intern epost, og ikke minst de evige trådene der altfor mange er kopiert inn og “Svar alle”-funksjonen brukes i overkant raust.
Med godt oppsett, kan Teams ikke bare rydde i folks epostbokser, det kan faktisk bidra til bedre og mer effektiv intern kommunikasjon i en virksomhet. Lyst til å utforske dette nærmere? Se for eksempel denne artikkelen 8 tips for bedre samhandling og kommunikasjon
- Bruk andre digitale verktøy.
Rundt omkring i verden sitter det mange kloke hoder og tenker ut hvordan de kan lage det neste digitale arbeidsverktøyet som gjør hverdagen enklere for folk. Mange er fortsatt i Silicon Valley, men også i Hyderabad, Tel Aviv og Trondheim foregår det spennende innovasjon. Kanskje er målet å bli kjøpt opp av Google eller Microsoft, kanskje bygge noe eget. For å få til det, må man lage en løsning som faktisk løser problemer for folk. Min favorittoppdagelse under pandemien startet opp i Buenos Aires, og heter Mural www.mural.co. Dette er en gigantisk digital tavle, som er perfekt ikke bare for å samle og dokumentere informasjon under digitale møter, men også for å organisere og strukturere prosesser. Dette fungerer godt i mindre grupper der man har behov for å notere underveis det man produserer i gruppearbeid. Det fungerer også godt i større sammenhenger der man vil notere ned bidrag fra deltakere, akkurat på samme måte som man vil bruke en tavle eller flipover ved en fysisk samling. Mural (eller hovedkonkurrenten Miro, som gjør ca samme jobben) har imidlertid flere fordeler. En er at du kan velge å la deltakere skrive på tavlen selv. En annen er at du ikke er avhengig av forståelig håndskrift. Du og deltakerne dine kan også zoome inn og ut etter behov. Du kan også justere graden av interaktivitet opp og ned. I begynnelsen har du kanskje behov for at alles oppmerksomhet er på samme sted. Deretter vil du gjerne aktivisere folk. Null problem. Mural har flere ordstyrerfunksjoner som gjør dette mulig. Du har også tilgang til en haug med rammeverk for å strukturere informasjon, piler og figurerer du kan bruke til å organisere, og en haug med maler som kan brukes til å forberede ulike typer prosesser.
Håper dette kan være til litt inspirasjon til deg som sitter på hjemmekontor enda en periode fremover!
Relaterte sider
